¿Hay algo que le produzca más pavor a un autónomo o a un gerente que recibir una notificación de la Sede Electrónica un viernes por la tarde? Probablemente no. Sin embargo, ese sudor frío que les recorre la espalda al recibir el aviso no es más que la evidencia de un problema que tienen especialmente las PYMES españolas, y que no es otro que el intentar asumir de forma interna todas las tareas burocráticas.
Es por ello por lo que vemos a muchos dueños de negocio pasar largas noches en vela conciliando extractos bancarios, tratando de organizar facturas o intentando entender de qué va el último cambio en la normativa de las cotizaciones. Y lo peor es que todo esto, por lo general, les conduce a cometer errores involuntarios frente a la administración pública que pueden llegar a costarles muy caro.
La buena noticia es que este inconveniente se soluciona muy fácil: delegando la gestión de estas tareas en un despacho especializado en asesoría fiscal contable y laboral. Preferiblemente en uno que ofrezca servicios online, ya que esto permite agilizar aún más los trámites y evita el trasiego de carpetas y facturas.
El paso de trabajar en carpetas físicas a la nube
Sabemos que, durante décadas, la gestión administrativa en España ha estado ligada al ritual de recopilar facturas de ingresos y gastos, clasificarlas en carpetas y desplazarse una vez al mes o al trimestre para entregarlas en la gestoría. Pero este modelo de trabajo, aunque cercano, adolece de un gran inconveniente: la falta de rapidez. Por lo que, comúnmente, las decisiones financieras importantes terminaban tomándose a trimestre vencido y tras analizar datos desactualizados, lo que dejaba poco margen de maniobra.
En cambio, la asesoría online ofrece la ventaja de usar a favor la tecnológica de las plataformas en la nube para instaurar un modelo digital cónsono con la obligatoriedad impuesta por los organismos públicos de relacionarnos de forma electrónica. Aunque esta es una transición que implica, además de sustituir el soporte físico por el correo electrónico, una reestructuración profunda en la forma en que una compañía interactúa con sus propios flujos financieros y normativos.
Ventajas clave del modelo digital
Ahora bien, es importante entender que este cambio hacia el modelo virtual no responde a una moda, sino a una serie de beneficios tangibles que impactan directamente en la rentabilidad y en la paz mental de los empresarios y gestores. Porque cuando se analiza con detalle el funcionamiento de las asesorías online que ayudan a PYMES, se pueden identificar tres elementos fundamentales de optimización:
Accesibilidad total y democratización de la información
Trabajando de esta forma se puede consultar el balance de situación de la empresa, descargar la última nómina de un empleado o revisar el borrador de una declaración de IVA desde cualquier lugar del mundo y a cualquier hora, lo que, sin duda, es un gran avance. Ten en cuenta que, al estar toda la documentación indexada, organizada y protegida en servidores seguros, las barreras horarias y geográficas desaparecen. Así, el empresario ya no depende de llamadas telefónicas en horario comercial ni de las cadenas de correos para recuperar un documento antiguo. Todo está al alcance de un solo clic.
La automatización de las tareas rutinarias
Las herramientas digitales avanzadas también permiten automatizar procesos que antes consumían decenas de horas de trabajo mecánico. Tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), por ejemplo, facilitan que una factura se contabilice con solo hacerle una fotografía desde el móvil. Asimismo, la conciliación bancaria automatizada conecta los movimientos de las cuentas corrientes con los apuntes contables correspondientes de forma sistemática. Esto reduce considerablemente los errores humanos de transcripción y libera al empresario de las cargas administrativas más tediosas.
Información en tiempo real para una dirección proactiva
Por otra parte, mantener los registros contables actualizados diariamente transforma la contabilidad de una obligación fiscal en una brújula de gestión. Así los directivos pueden visualizar de forma inmediata el estado real de su tesorería, detectar desviaciones presupuestarias, controlar los periodos medios de cobro a clientes y anticiparse a posibles tensiones de liquidez mucho antes de que se conviertan en un problema crítico para el negocio.
¿El modelo presencial y el online son incompatibles?
Eso sí, antes de continuar debemos aclarar que, a pesar de las indiscutibles ventajas que ofrece la asesoría fiscal, contable y laboral online, sería un error descartar por completo el valor del modelo presencial. Recordemos que la digitalización bien entendida no busca destruir las relaciones humanas, sino potenciarlas mediante la eliminación de la burocracia innecesaria.
Existen situaciones corporativas de gran calado, como el diseño de una reestructuración societaria compleja, la planificación de una sucesión familiar, el tener que afrontar una inspección tributaria de envergadura o la resolución de un conflicto laboral, donde el trato cara a cara aporta un plus de confianza, empatía y seguridad jurídica que difícilmente se puede replicar a través de una pantalla.
Por ello, los expertos recomiendan la adopción de modelos híbridos y flexibles, donde se tenga la comodidad y practicidad de procesar la contabilidad diaria a través de una plataforma virtual, pero, al mismo tiempo, se pueda contar con el respaldo de un equipo de profesionales altamente capacitados con los que sentarse en una mesa de reuniones cuando la situación del negocio así lo requiera. Por lo tanto, no se trata de una elección excluyente entre tecnología o factor humano, sino de fusionar lo mejor de ambos mundos.
Criterios por evaluar al externalizar la gestión administrativa
Dicho esto, pasemos entonces a definir cuáles son los criterios que considerar, más allá de una tarifa económica, al momento de seleccionar al asesor adecuado para nuestra empresa, teniendo en cuenta que esta es una tarea muy importante, pues se está entregando el control de las áreas más sensibles de la organización a un tercero:
- Seguridad informática y confidencialidad: la asesoría debe garantizar el pleno cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y contar con protocolos de encriptación para proteger la información financiera y de personal contra posibles amenazas cibernéticas.
- Capacidad de respuesta y de soporte experto: una plataforma tecnológica muy atractiva visualmente carece de utilidad real si, ante una duda fiscal antes de un cierre trimestral, no hay un equipo de asesores titulados y con experiencia contrastada al otro lado del teléfono o del chat para resolver la incidencia de manera personalizada.
- Especialización sectorial: como bien es sabido, cada sector económico cuenta con convenios colectivos propios, regímenes de IVA específicos y normativas sectoriales que exigen un conocimiento profundo de la materia para evitar contingencias legales.
Todo esto es muy importante y debe evaluarse con detenimiento antes de firmar un contrato. Lo que ya no es viable en un mercado globalizado y con un marco regulatorio tan cambiante, es mantener una gestión interna ineficiente de los papeles. Si o si las empresas que aspiran a crecer deben sumarse a la administración electrónica.
Así que, sea cual sea la estructura o el sector de actividad de tu empresa, llegó el momento de blindar tu estabilidad financiera, asegurar el cumplimiento de las normativas vigentes y poder concentrar toda la energía en la actividad principal de tu negocio contando con una asesoría online especializada que actúe como un verdadero socio a largo plazo.
